提早一周寫(xiě)好策劃流程，提早三天確定主要嘉賓的人數(shù)和名單，提早一天組織會(huì)場(chǎng)的布景、音響設(shè)備、桌椅桌布，并預(yù)備好桌牌。另外，表簽紙要多預(yù)備一些，以防人員變動(dòng)。而在開(kāi)會(huì)之前，你有必要先了解整個(gè)會(huì)議的詳細(xì)信息，如會(huì)議性質(zhì)、參與人數(shù)等，然后為更多信息選擇最合適的布局計(jì)劃。  

      會(huì)議桌上放些綠色植物緩和會(huì)場(chǎng)氣氛，場(chǎng)地的燈火要亮堂柔軟。會(huì)場(chǎng)內(nèi)的每個(gè)人都應(yīng)該在桌子上預(yù)備一瓶礦泉水或杯子，假如會(huì)議時(shí)刻較長(zhǎng)，還能夠設(shè)置專人負(fù)責(zé)斟茶！    

      場(chǎng)地布置的其他注意事項(xiàng)： 

      1.正式會(huì)議一般需要為參會(huì)者組織座位并預(yù)備好他們的名牌，并在會(huì)議開(kāi)始前組織好座位和名牌。    

     2.關(guān)于講臺(tái)位置，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)提早將會(huì)議資料袋放在講臺(tái)上。  

     3.調(diào)整場(chǎng)地環(huán)境。會(huì)場(chǎng)內(nèi)有許多要素會(huì)影響環(huán)境，如溫度、燈火等，有必要依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，讓參與者保持在一個(gè)舒適的會(huì)場(chǎng)環(huán)境中。  

     4.如有必要，會(huì)議組織者還應(yīng)記住預(yù)備各種會(huì)議記錄工具，如照相機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等，并在會(huì)后依據(jù)記錄的數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。  

     5.會(huì)議茶歇的預(yù)備工作。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議會(huì)繼續(xù)比較長(zhǎng)的時(shí)刻（一個(gè)半小時(shí)以上）。這個(gè)預(yù)備需要組織茶歇時(shí)刻和預(yù)備茶歇項(xiàng)目。  

      6.會(huì)標(biāo)橫幅：會(huì)標(biāo)橫幅能夠有效突出會(huì)議主題，提高現(xiàn)場(chǎng)氣氛。 

     因此，標(biāo)志和橫幅有必要反映會(huì)議的內(nèi)容，并且有必要在會(huì)議前兩三天做好預(yù)備。在布置場(chǎng)地的時(shí)分，場(chǎng)地的布景也是很重要的，場(chǎng)地布景的重要性。